Debido a los rápidos cambios en la tecnología y la creciente cantidad de proveedores en el mercado, uno puede terminar con demasiadas opciones, de las cuales algunas pueden ofrecer el servicio que se ajuste a sus necesidades, otras no. Estos factores podrían hacer que la búsqueda sea un poco más complicada. Afortunadamente, hay una manera de simplificar todo el proceso.
Como compañia de Solución de Gestión de Eventos, conocemos todos los aspectos críticos que debe tener en cuenta al elegir su proveedor en el sitio. Entonces, creamos una lista de nuestros 5 mejores consejos para elegir el mejor proveedor en el sitio:
1. Determine sus Necesidades y Objetivos
Lo primero que debe hacer como organizador del evento es hacer una lluvia de ideas y presentar los requisitos específicos que el proveedor debe cumplir para el evento. Pero antes de hacerlo, debe hacerse estas preguntas: ¿Cuáles son mis necesidades y objetivos actuales? ¿Qué espero de mi proveedor de soluciones en el sitio? Una vez que tenga una respuesta, verá que enumerar sus necesidades será mucho más fácil.
Además, le recomendamos tener sus requisitos listos antes de revisar las propuestas. ¿Porqué es eso? Bueno, al planificar de antemano una lista sólida de condiciones para los proveedores, será más fácil juzgar a cada uno calificando qué tan bien se cumplen.
Nuestro Consejo: Siempre es bueno escuchar los consejos de profesionales al tomar una decisión importante. Cuando revise las propuestas, solicite recomendaciones en el camino, para que pueda combinarlas con su propia experiencia y lista de requisitos. Este también es un buen indicador para que vea cuán experimentados y calificados son los proveedores.
2. Compare sus Mejores Soluciones
Después de tener una lista clara de sus necesidades y objetivos, debe investigar un poco para filtrar las soluciones en el sitio que cumplan con sus requisitos, hasta que encuentre el ajuste perfecto. Por supuesto, sabemos que buscar toneladas de proveedores puede ser una tarea desalentadora (y lleva mucho tiempo), especialmente si usted es un organizador de eventos. Por lo tanto, la mejor manera de reducir sus opciones es buscar páginas como Capterra, blogs de la industria de eventos y otros sitios relacionados con eventos para ayudarlo a encontrar la solución correcta.
Al reducir sus opciones, tenga en cuenta aspectos como la reputación, años de experiencia, número de clientes, tipo de soluciones que ofrece, entre otros.
Además, tener una lista de verificación con sus condiciones ayuda a acelerar el proceso, ya que puede eliminar de inmediato a una compañía de sus opciones si no cumple con un requisito. Otra buena manera de filtrarlos es calificando las necesidades que está buscando en el software por importancia, ya que una característica puede ser un buen deseo de tener pero no de tener. Una vez que haya seleccionado sus favoritos, puede compararlos todos para ver si hay una solución que ofrezca algo diferente del resto.
Nuestro Consejo: Para tener una mejor idea de lo que se puede esperar de un proveedor de servicios de «Solución en el Sitio», acá esta una lista de lo que usualmente ofrecen:
- Check-in
- Impresión de Credenciales
- Seguimiento de Participantes
- Informes y Análisis
- Event App
De los servicios estándar que se ofrecen, debe encontrar un proveedor que tenga un factor diferencial que pueda ser más adecuado para su evento.
Por ejemplo, un factor que nos separa de otras compañías es que en Azavista estamos trabajando para ser el proveedor más ecológico mediante la implementación de materiales biodegradables en productos como insignias, portatarjetas y cordones, para que puedan reutilizarse y reciclarse. Si está interesado en reducir el impacto plástico en los eventos, esta solución podría ser la mejor opción. Es solo una cuestión de buscar la solución adecuada para sus necesidades y objetivos.
3. Solicitar Cotizaciones Múltiples
Esto es muy importante: ¡no obtenga una cotización de un solo proveedor! Incluso si está seguro de cerrar el trato con una empresa específica, obtener más de una cotización es la mejor práctica. Además, estas citas servirán como punto de referencia para comparar proveedores en el futuro. Además, al mirar a múltiples proveedores, usted tiene una idea de los precios estándar de la industria.
Nuestro Consejo: En Azavista, ofrecemos cotizaciones a medida para cada uno de nuestros clientes potenciales, ya que entendemos que sus requisitos y objetivos son únicos, por lo que la oferta debe ir en esa línea.
4. Sigue tu instinto
Al final del día, trabajará con su proveedor seleccionado antes, durante y después de su evento, así que tómese su tiempo para sopesar todas sus opciones.
Si no se siente seguro con sus opciones, solicite más información o regrese a la lista que creó y solicite diferentes presupuestos a los proveedores. Cuando encuentre la mejor opción, sabrá que es la única vez, porque se sentirá bien.
Nuestro Consejo:
Once you have chosen the provider, don’t rush the process of closing the deal, since you might miss out some important details because you didn’t double-check that information. From our experience, we know that this type of deals take time so we try to have all the necessary calls and/or meetings with our potential clients until we find the best deal.
5. Prepárate para el Éxito
Ahora que ha sellado el acuerdo con su proveedor de soluciones en el sitio, es hora de asegurarse de que su experiencia en el lugar se desarrolle sin interrupciones al brindar una experiencia de asistencia excepcional durante el evento. Antes del evento, debe conocer todos los detalles sobre el Equipo en el sitio que lo apoyará durante el evento. Los servicios como el check-in, la identificación, la recuperación de leads y más, deben explicarse y organizarse con tiempo.
Nuestro Consejo: En Azavista, proporcionamos un equipo de conferencia para apoyar a su personal en el sitio durante el evento, también, días antes, equipamos a su equipo con sesiones de capacitación adecuadas. Además, ayudamos a enviar, intensificar, configurar y probar su tecnología en el sitio para el evento.
¿Tiene otras formas de seleccionar su proveedor en el sitio? ¡Nos encantaría saber de ellos en la sección de comentarios!
