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Tecnología de Eventos: Principales Tendencias del 2020

Azavista Team — Mon, 13 Jan 2020 12:42:09 +0000

A medida que entramos en el año 2020, es importante mirar hacia atrás y reflexionar sobre cuánto ha evolucionado la tecnología de eventos en los últimos diez años. En esta última década han habido grandes mejoras y emocionantes avances en el sector de eventos y conferencias, y este nuevo año no es una excepción. No obstante, con todos estos rápidos cambios los planificadores de eventos deben mantenerse al día con las principales tendencias de eventos para el 2020, para que puedan incorporarlas en su planificación de eventos!

1. Un enfoque continuo en la sostenibilidad

La sostenibilidad es un tema que ha estado en la lista de tendencias en los eventos durante años, porque sigue siendo muy relevante. Es por esto que tenemos que seguir hablando de ello hasta que hayamos hecho los cambios necesarios dentro de la industria. Este año empezaremos a ver más planificadores de eventos que optan por soluciones ecológicas para reducir el impacto del plástico de un solo uso. También veremos un aumento del material reciclado para el diseño de eventos y más colocaciones de contenedores de reciclaje, para reducir la cantidad de residuos que terminan en el vertedero. Aunque estas son algunas de las formas de hacer que su evento sea sostenible, se pueden aplicar más opciones:

Lugar del evento: buscar lugares que sean sostenibles.
Desechos de papel: reducir el uso del papel y optar por la comunicación digital.
Desechos de comida: reducir los desechos de comida facilitando contenedores de comida reutilizables.
Florales: escoger decoraciones que no tengan un impacto negativo en el ambiente.
Energía verde: implementar el uso de electricidad alimentada por energía solar.
Transporte: fomentar el uso compartido del coche o el uso del transporte público.
Embalaje: utilizar materiales reciclados o biodegradables.
Cabinas y muebles: utilizar materiales reciclados para las cabinas de las exposiciones, ferias comerciales o incluso para los espacios de reunión pop-up.
Bebidas: evitar comprar botellas individuales de agua o bebidas, puede elegir un dispensador o una jarra a granel en su lugar.

2. Impresión de credenciales y venta de entradas

La impresión de credenciales y la venta de entradas son cruciales para los planificadores de eventos porque son un aspecto integral de la organización y la captura de los datos de los participantes. Para este año, veremos una disminución significativa en el uso de papel para las entradas, recibos y confirmaciones, ya que todo está cambiando a digital. El auge de las etiquetas RFID y NFC, los códigos QR, las aplicaciones para eventos y el resto de la tecnología de entradas portátiles está cambiado el juego para la industria de los eventos.

No hace mucho tiempo, los participantes tenían que hacer largas colas en el lugar de celebración debido a la ineficiencia del servicio de registro. Ahora, las soluciones de facturación e impresión de credenciales en el lugar del evento se han convertido en algo muy rápido y sencillo gracias a los últimos avances tecnológicos. Además, otra gran tendencia será el uso de credenciales y porta-insignias hechos de materiales biodegradables. Este tipo de productos pueden degradarse en condiciones normales en un plazo de 5 años, mientras que los productos tradicionales, como los porta-insignias de vinilo, pueden tardar hasta 400 años.

La industria de eventos ciertamente continuará digitalizando recibos y reduciendo el uso de papel y plástico a lo largo de la cadena de suministro hasta que sean obsoletos.

3. Personalización mejorada

Debido a que no todos los participantes de un evento están atravesando el mismo camino, es importante contar con una personalización mejorada para que puedan obtener exactamente lo que necesitan. Esta será una de las mayores tendencias en el año 2020. Al personalizar la experiencia de los participantes, podrá añadir más valor al evento, haciendo que se sienta personalizado y bien pensado. Aunque hay muchas maneras de personalizar su evento, mencionaremos las más innovadoras:

IA y Aprendizaje Automático

Sin duda, la inteligencia artificial (IA) y el aprendizaje automático se encuentran entre las tecnologías más prometedoras del espacio de eventos. Pronto se utilizarán en todos los aspectos de las reuniones y conferencias. Con la ayuda de estas dos poderosas tecnologías, los planificadores de eventos pueden mejorar la experiencia de los participantes a través de la optimización de la programación de la agenda, el networking y la personalización individual de la experiencia.

Big Data

El uso de datos para planificar y orientar las decisiones de los eventos pasará a primer plano en el 2020 porque es una herramienta poderosa que puede ayudar a crear un evento exitoso. Sin duda alguna, el uso del big data brinda una increíble oportunidad de crecimiento masivo. Veremos más casos sobre cómo el uso adecuado de los datos ayuda a los planificadores de eventos a tomar decisiones importantes de varias maneras que antes no eran posibles.

4. Plataforma para la gestión de eventos «Todo en Uno»

El software de gestión de eventos «todo en uno» es en una herramienta esencial para los organizadores de eventos hoy en día, que se convertirá en una de las principales opciones para el año 2020.

¿A qué se debe esto? Bueno, los planificadores buscan constantemente reducir el coste logístico de la contratación y aprender a utilizar soluciones dispares en el proceso de planificación de eventos, por eso una plataforma «todo en uno» es una gran opción para reducirlo significativamente. Estas soluciones integradas no sólo proporcionan módulos flexibles y funcionalidades robustas para la organización de un evento, sino que también se integran completamente con otras herramientas que utilizan los planificadores de eventos.

Aquí están otros beneficios clave de las Plataformas de Gestión de Eventos integradas:

Permiten a los participantes registrarse en el evento en línea
Facilitan el procesamiento seguro de los pagos
Aumentan la interacción de los asistentes con los expositores, el personal y otros asistentes
Promueven eventos a través del correo electrónico, sitios web de eventos y medios de comunicación social
Crean y personalizan sesiones, horarios de eventos y planes de exposición
Brindar aplicaciones personalizadas para integrar la experiencia del evento con los dispositivos móviles de los asistentes
Miden y analizan el ROI de los eventos

5. Privacidad digital

Si bien el uso de los datos es clave para tener una ventaja competitiva en 2020, la privacidad digital es igualmente importante, especialmente porque el Reglamento General de Protección de Datos de la Unión Europea ya ha entrado en vigor. También en los Estados Unidos se está poniendo en marcha la acta «Mind Your Own Business». Si un evento o conferencia requiere recopilar información personal de los participantes, los planificadores deben asegurarse de que están al día con las leyes de privacidad digital que se aplican este año.

Afortunadamente, las plataformas de gestión de eventos están ayudando a los planificadores de eventos a integrar todos los requisitos de protección de datos necesarios, de modo que la información personal de los participantes esté protegida. Además, al contar con estos requisitos, se está evitando cualquier tipo de brecha de seguridad.

Nueva versión: Azavista 3.0

Azavista Team — Wed, 20 Nov 2019 12:25:28 +0000

Al día de hoy, Azavista es una solución de gestión de eventos fundada en 2012 en Amsterdam, donde actualmente tenemos nuestra sede. Con el tiempo, la compañía ha estado creciendo hasta convertirse en la solución de tecnología de eventos más completa del mundo. A partir de hoy, Azavista tiene una presencia internacional en los países de la Unión Europea, América y Asia-Pacífico, además, brindamos soporte a sus clientes en 6 idiomas diferentes. Nuestro equipo está compuesto por profesionales experimentados repartidos por todo el mundo, que se dedican a apoyar a nuestros clientes y a la comunidad extendida de eventos de Azavista. Nuestra pasión es utilizar la tecnología para resolver las frustraciones de larga data de los profesionales de eventos y conferencias.

A través de los años, la compañía ha estado trabajando para lograr el objetivo de proporcionar una solución de evento verdaderamente todo en uno, es por eso que hemos estado constantemente evolucionando e implementando cambios en la plataforma. Todo esto con el propósito de mejorar la experiencia del cliente. Dicho esto, ¡estamos súper emocionados de anunciar que Azavista 3.0 finalmente está aquí!

Lo que hace que esta nueva y poderosa versión sea diferente es que ofrece un amplio conjunto de módulos flexibles y funcionalidades robustas para eventos corporativos y profesionales de conferencias con el fin de ayudar a automatizar y simplificar los procesos durante todo el ciclo de vida del evento. Aquí hay una descripción general de las nuevas funciones a las que podrá acceder a esta nueva versión:

Flexibilidad

Mezcla y combina los módulos que necesitas
Personalizar a las necesidades de su negocio
Marca
Integre con sus herramientas favoritas (o herramientas en uso)
Recorrido del evento de los asistentes de la marca (desde el primer correo electrónico al sitio web de registro y la aplicación del evento y la impresión de la insignia y la encuesta posterior al evento)

Automatización

Potentes flujos de trabajo
Trabajar en actividades significativas, no repetitivas.
Ahorrar tiempo

UX y UI Actualizados

Experiencia de usuario intuitiva.
Interfaz de usuario moderna
Menos tiempo para realizar actividades
Menos tiempo y dinero en capacitación de empleados

Rápido, Estable y Seguro

Basado en las mejores prácticas tecnológicas
Cumple con GDPR
Un lugar para todos sus datos
Datos seguros y pagos seguros

Todo en Uno

Desde la gestión de participantes hasta la creación de una aplicación de evento (cualesquiera que sean sus necesidades, sin importar cuán pequeños o grandes proyectos sean)
Potente herramienta de automatización de marketing
Independientemente del tipo de evento (reunión, conferencia, etc.)
Ciclo de vida del evento (navega por todos los aspectos del evento aquí)

Informes

El evento, a través de eventos y módulos, informes basados (paneles en tiempo real)
Visibilidad para toda la organización y las partes interesadas.
Personalización de reportes
Marca propia
Toneladas de datos y conocimientos para tomar mejores decisiones y mejorar constantemente los resultados de los eventos. (p. ej., clics en sitios web, conversión de correo electrónico, pruebas abdominales, …). Medir, medir y medi

Flexibilidad:

La nueva plataforma proporciona todas las herramientas necesarias para la organización perfecta de un evento. A través de un amplio conjunto de módulos flexibles, los equipos pueden mezclar y combinar cada conjunto de acuerdo con sus necesidades, lo que les ayudará a automatizar y simplificar los procesos durante todo el ciclo de vida del evento.

Por ejemplo, nuestro módulo de gestión de contenido del sitio web permite a los usuarios personalizar el sitio web de su evento para adaptarlo fácilmente a la apariencia de su empresa u otros eventos. Ya sea que necesiten agregar colores personalizados, logotipos, iconos o cargar una variedad de tipos de contenido, ¡nuestra plataforma lo hace posible! Además, también ofrecemos un recorrido completo del evento para los asistentes de la marca, desde el primer correo electrónico hasta el sitio web de registro, la aplicación del evento, la impresión de la insignia y la encuesta posterior al evento.

Además, la aplicación se integra con CRM y herramientas de automatización de marketing para permitir la visualización de materiales de marketing en el mismo dispositivo y enviar esos archivos a los clientes potenciales interesados, agregando un punto de contacto adicional que sirve como un seguimiento fácil e instantáneo de su cara. Esfuerzos cara a cara.

Automatización:

Azavista es único en su oferta para flujos de trabajo de eventos porque permite a los organizadores de eventos crear rápidamente una variedad de flujos de trabajo para todos los módulos de la plataforma. Por ejemplo, puede pensar en procesos de aprobación de participantes, aprobaciones de contenido, aprobaciones de eventos, flujos de trabajo de presupuesto y muchos más. ¡Nuestro objetivo aquí es asegurarnos de que los clientes trabajen en actividades significativas, no repetitivas!

Además, el módulo de flujo de trabajo está construido de tal manera que incluso los organizadores de eventos pueden crear procesos complejos sin la necesidad de ingenieros o especialistas en flujo de trabajo. Posteriormente, no solo ahorran tiempo para trabajar en cosas que requieren más énfasis, sino que también pueden ahorrar dinero al optimizar los procesos.

UX y UI Actualizados:

Uno de los mayores cambios que hicimos en la interfaz fue alrededor de la UX y la IU. Con Azavista 3.0 nos aseguramos de que los usuarios pudieran tener una experiencia intuitiva, sin necesidad de una amplia capacitación para comenzar a trabajar en la plataforma. Ahora, la apariencia se ha renovado por completo, convirtiéndola en una interfaz de usuario moderna.

Los clientes tardarán menos tiempo en realizar actividades porque cada módulo de la plataforma es bastante fácil de entender, lo que en última instancia ayudará a aumentar la productividad y el rendimiento de sus tareas cotidianas. Además, abordamos otro aspecto importante con la UX y la IU actualizadas, que es que ahora las empresas tendrán que invertir menos tiempo y dinero en la capacitación de los empleados debido a lo intuitiva que es la interfaz.

Rápido, Estable y Seguro:

Con nuestra solución mejorada, los eventos corporativos y los profesionales de conferencias pueden optimizar la planificación de eventos en una plataforma estable, rápida y segura. Todo esto es gracias al esfuerzo de nuestro equipo, que ha trabajado duro en los últimos meses para construir sobre el mejor sistema tecnológico. En esta nueva versión, hemos implementado todas las mejores prácticas que hemos aprendido a lo largo de los años, así como los comentarios que hemos recibido de los profesionales del evento.

Además, debido a que respetamos los derechos de nuestros usuarios a la privacidad y protección de datos, tenemos una cultura de privacidad en la empresa. Como cumple con GDPR, hemos implementado las políticas y procedimientos necesarios en nuestra plataforma para que pueda ser un lugar seguro donde pueda tener datos seguros y procesar pagos seguros.

Todo en Uno:

Azavista es una solución todo en uno que proporciona las herramientas adecuadas para que pueda crecer y gestionar eventos con éxito. Desde el manejo de los participantes hasta la creación de una aplicación de evento, la cubrimos. Sean cuales sean sus necesidades, no importa cuán pequeños o grandes sean los proyectos, nuestro equipo lo ayudará en cada paso del camino.

Al mismo tiempo, ofrecemos una poderosa herramienta de automatización de marketing que le permite mostrar materiales de marketing en el mismo dispositivo y enviar esos archivos a posibles clientes interesados, agregando un punto de contacto adicional que sirve como un seguimiento fácil e instantáneo a su cara. -fuerzos cara a cara. Independientemente del tipo de evento (reunión, conferencia, etc.) o del ciclo de vida del evento, los usuarios pueden navegar por cada aspecto del evento aquí.

Informes:

Azavista 3.0 permite a los usuarios tomar decisiones mejor informadas con paneles en tiempo real y medir el rendimiento con informes avanzados en sus eventos. Esto se debe a que nuestra plataforma proporciona a las empresas información comercial transformadora, para que puedan evaluar el desempeño del evento, comprender mejor las oportunidades de ingresos y, en última instancia, brindar una experiencia superior a sus asistentes.

Además, con la opción de realizar un seguimiento de las campañas, puede controlar el rendimiento de las campañas de eventos críticos en tiempo real y reconocer las áreas que necesitan mejoras antes de que termine el evento. En general, los usuarios pueden tener toneladas de datos e información para tomar mejores decisiones y mejorar constantemente los resultados de los eventos. (p. ej., clics en sitios web, conversión de correo electrónico, pruebas abdominales, …). ¡Sin mencionar que con los informes de marca personalizados puede saber qué hacer ante su comité de eventos, patrocinadores y relaciones públicas con informes listos para exportar en una variedad de tipos de archivos o compartirlos por correo electrónico con sus partes interesadas!

Global Women’s Club Summit

Azavista Team — Tue, 01 Oct 2019 18:35:55 +0000

En este evento único, las participantes tienen la oportunidad de ver una línea de oradores sobresalientes que abren un camino de transformación, empoderamiento y desarrollo de liderazgo. Además, durante la cumbre de dos días, ¡podrás experimentar la iluminación, la educación y las redes de entretenimiento con una audiencia global de triunfadores exitosos!

Durante la cumbre, Azavista proporcionó su solución de registro en el lugar e impresión de credenciales. Al utilizar esta tecnología, el equipo del Global Women’s Club pudo brindar una experiencia eficiente, profesional y de alta calidad al momento de registrarse en las participantes.

Conferencia Graphql Europa 2019

Azavista Team — Tue, 01 Oct 2019 18:21:47 +0000

Desde 2015, GraphQL se convirtió en un software libre, ¡ha aumentado en popularidad! A medida que GraphQL se ejecuta en producción en lugares como Github, Twitter, Yelp y Facebook, el entusiasmo por GraphQL se está acelerando.

Su primera conferencia fue en 2017 y contó con poco más de 300 asistentes. Desde ese momento, sus números han crecido con el tiempo. ¡El año pasado, más de 500 personas asistieron desde más allá de Europa, representando a 35 países!

¡Este año, GraphQL Conf duró dos días y se ubicó en un nuevo lugar!

Durante la conferencia en Berlín, Azavista proporcionó su solución de registro en el sitio e impresión de credenciales, que brindó una experiencia eficiente, profesional y de alta calidad cuando el equipo GraphQL tuvo que registrar a los participantes.

Wordcamp Europa 2019

Azavista Team — Tue, 01 Oct 2019 18:15:28 +0000

Los eventos de WordCamp constan de dos partes: la primera parte es la conferencia, donde los oradores de todo el mundo hablan sobre todo lo relacionado con WordPress. La segunda parte de WordCamp es el «Día del Colaborador», donde los participantes trabajan en ciertos aspectos del ecosistema de WordPress, como la traducción, las discusiones sobre las características planificadas y las tecnologías futuras.

Por lo general, estos eventos se realizan a nivel regional: las comunidades locales se unen y tienen entre 50 y 350 participantes. Sin embargo, WordCamp Europe es un poco diferente ya que es más global: ¡toda la comunidad europea de WordPress se une!

Durante la conferencia en Berlín este 2019, Azavista proporcionó su solución de registro en el sitio e impresión de credenciales, que brindó una experiencia eficiente, profesional y de alta calidad cuando el equipo de WordCamp tuvo que registrar a los participantes.

Event Summit

Azavista Team — Tue, 01 Oct 2019 18:09:42 +0000

EventSummit es un evento que ofrece más de 600 expositores, 6,500 visitantes y seminarios con 30 oradores. En resumen, ¡es un día que cualquier profesional de eventos no debería perderse! Sin mencionar que también puede conectarse a través de bebidas con miles de profesionales y al final de la conferencia, ¡hay una fiesta posterior!

Para el próximo EventSummit, Azavista proporcionará su solución de registro en el sitio e impresión de credenciales, que ayuda a brindar una experiencia eficiente, profesional y de alta calidad durante los participantes del check-in.

Webinar: Azavista 3.0

Azavista Team — Tue, 01 Oct 2019 17:59:55 +0000

Nuestra pasión siempre ha sido utilizar la tecnología para resolver las frustraciones de larga data de los profesionales de eventos y conferencias, por eso estamos muy emocionados de anunciar el próximo lanzamiento de nuestra plataforma 3.0.

Esta nueva y poderosa versión traerá un amplio conjunto de módulos flexibles y funcionalidades robustas para eventos corporativos y profesionales de conferencias, lo que los ayudará a automatizar y simplificar los procesos durante todo el ciclo de vida del evento.

En esta próximo webinar podrá ver todas las mejoras que hemos realizado en la plataforma 3.0, así como las nuevas implementaciones que hemos agregado. Haga clic a continuación para guardar su lugar!

Conferencia WeAreDevelopers 2019

Azavista Team — Tue, 01 Oct 2019 16:24:07 +0000

El Congreso Mundial WeAreDevelopers es el evento más emblemático para desarrolladores. Esta conferencia es la reunión más grande de desarrolladores a nivel mundial, con más de 10,000 participantes, 300 oradores, 100 talleres y dos días llenos de código, código, código.

Durante el evento, las personas pueden establecer contactos y compartir sus experiencias con personas de ideas afines de más de 70 países que aman lo que hacen. Además, gracias a una increíble alineación de oradores, los asistentes tienen la oportunidad de aprender de los líderes de la industria y pioneros tecnológicos seleccionados por la Comunidad WeAreDevelopers.

¡Azavista se asoció con WeAreDevelopers para el Congreso Mundial este 2019 y fue un éxito! Durante el evento en Berlín, proporcionamos su solución de registro en el sitio e impresión de credenciales, que brindó una experiencia eficiente, profesional y de alta calidad cuando el equipo de WeAreDevelopers tuvo que registrar a los participantes.

8 Consejos de Marketing para Vender más Entradas para su Evento

Azavista Team — Mon, 30 Sep 2019 21:04:22 +0000

En el escenario ideal, las entradas para su evento se agotan tan rápido que aquellos que tienen suerte tienen que buscar revendedores.

6 Ideas Únicas para los Eventos Corporativos

Azavista Team — Mon, 30 Sep 2019 20:48:17 +0000

# 1 Visita a un productor local

Lleve a su equipo a una experiencia divertida y educativa en un viñedo o cervecería local, o para una alternativa sin alcohol diríjase a una granja o mercado local para ver de dónde provienen los productos locales.

# 2 Organice un «Día de la Familia»

Planifique un carnaval o feria para que sus empleados disfruten con su familia. Esta es una excelente manera de conectar su vida laboral con su vida familiar.

# 3 Planifique un evento de la empresa para sus empleados

Planifique una pelota con clase, una fiesta de disfraces o incluso un almuerzo de negocios para sus empleados. Es una forma divertida y creativa de hacer que se relajen y socialicen, ¡y tal vez incluso compitan por el premio al «mejor disfraz»!

# 4 Celebra las fiestas juntos

Como se considera la temporada de donaciones, planifique un evento benéfico navideño y permita que diferentes departamentos recauden dinero para refugios para personas sin hogar o bancos de alimentos.

# 5 Planifique una actividad de voluntariado

Reúna a su equipo de empleados para ser voluntario en una causa de su elección. Planifique algo donde su empresa y sus empleados puedan «devolver». ¡Es una experiencia de trabajo en equipo que vale la pena!