Gestión de Participantes
Mediante una gestión eficaz de los participantes, puede realizar las tareas más rápidamente y tener un mejor control sobre el acceso a las diferentes actividades del evento. Con la ayuda de nuestra potente herramienta de gestión de participantes, puede gestionar, segmentar y captar contactos en un solo lugar.
Lleve un registro de todas las personas conectadas a su evento
El módulo de gestión de participantes es una de las características principales de Azavista, ya que le permite mantener la información de cualquier persona a la que desee seguir la pista para sus eventos.
Funciones de gestión de participantes que estás buscando
Despídase de las hojas de cálculo. Ahora puede tener todos sus contactos de eventos en un solo lugar, con un potente conjunto de funciones para gestionarlos de la forma más eficiente posible.
Tipos de Participantes
Múltiples
Invitados, participantes VIP, oradores, panelistas, líderes de talleres - usted se benefician de una base de datos completa e integrada de personas involucradas en su evento. Pueden seleccionar diferentes tipos de participantes para su evento, de modo que más adelante pueda planificar el resto de sus actividades basándose en ello.
- Tipos de participantes predefinidos
- Cree sus propios tipos personalizados
- Añada participantes uno por uno o simplemente suba un archivo desde su ordenador, unidad o Dropbox.
Visión Integrada de Todos los Participantes
Haga un seguimiento de la información relacionada con la gestión de los asistentes, como datos personales, asientos, invitaciones, estado de RSVP y mucho más. También puede optar por tener un resumen predeterminado de los datos o uno personalizado, lo que mejor se adapte a las necesidades únicas de su evento.
- Una base de datos para todos los contactos
- Clasificar, filtrar y guardar el conjunto de filtros utilizados
- Búsqueda avanzada de participantes
Segmentación de Listas de Participantes
Clasifique o filtre su lista de participantes según los criterios que elija. Segmente su base de datos para exportar la lista necesaria, envíe el mensaje correcto a la audiencia correcta, entre otras cosas. Azavista ofrece listas inteligentes que se actualizan automáticamente en tiempo real, facilitando la gestión de todo el proceso.
- Versiones de las instantáneas de los participantes
- Fusión de contactos
- Habilitar alertas de cambio
Listas fácilmente
editables
Acceda a todos los datos de su participante y modifique su selección de registro, opciones de pago o datos de facturación directamente desde el panel de control. Depende de ti si lo haces tú mismo o si les das a los participantes la capacidad de hacerlo por su cuenta.
- Participantes de actualización en masa en forma de celdas editables
- Modificar manualmente el status de los colaboradores uno a uno o en masa.
- Ver las actualizaciones y cambios de los participantes en tiempo real
Exportar
y Compartir
Exporte fácilmente su lista en una variedad de tipos de archivos. La mejor parte es que puede filtrar los participantes que desea exportar y elegir la fecha específica que necesita. Esta lista puede ser utilizada posteriormente para generar pistas de calidad para sus próximos eventos.
- Guardar y nombrar sus opciones de exportación para uso futuro
- Compartir la lista de participantes con las partes interesadas por correo electrónico
Gestión de los Participantes a Través de la Colaboración en Equipo
Su lista no sólo tendrá información sobre el participante y los detalles relacionados con los eventos a los que asiste o a los que es invitado. Ahora, para cada participante, puede añadir notas personalizadas, añadir y asignar tareas a sus compañeros de trabajo e incluso realizar un seguimiento del progreso.
- Asignar tareas a los compañeros de trabajo
- Seguimiento del progreso
Varias Opciones de Iintegración
Sincronice todos los detalles de sus participantes en tiempo real gracias a la integración con otras plataformas. Importe los datos desde otras plataformas para agilizar la planificación de eventos y los procesos de marketing de eventos.
Además de Muchas más Funciones
Habilitar las alertas cuando se ha realizado un cierto cambio en un participante o en un grupo de participantes.
Añadir participantes cargando diferentes tipos de archivos o importándolos desde la unidad y el Dropbox.
Envíe un correo electrónico a uno, a todos o a una selección de participantes con plantillas de correo electrónico totalmente personalizadas y con su marca.
Permita que las partes externas inviten a la gente a su evento
Elegir para cada evento qué participantes invitados o inscritos deben ser aprobados.
Contamos con la Confianza de los Mejores en el Negocio
Nos asociamos con las marcas líderes mundiales para permitirles fomentar el compromiso y conectarse profundamente con sus asistentes.
Explore más módulos. Mezcla y combina.
¿Qué podemos hacer por ti? Mezcle y combine los módulos que se adaptan a sus necesidades únicas.
Azavista es única en su oferta de flujos de trabajo para eventos. Los organizadores de eventos pueden crear rápidamente una variedad de flujos de trabajo para todos los módulos de la plataforma Azavista. Aquí puede pensar en procesos de aprobación de participantes, aprobaciones de contenido, aprobaciones de eventos, flujos de trabajo de presupuesto y muchos más. El módulo de flujo de trabajo está construido de tal manera que incluso los procesos complejos pueden ser creados por los organizadores de eventos sin la necesidad de especialistas en ingeniería o flujo de trabajo.
Gestione su equipo desde una sola interfaz para simplificar la logística y el proceso de planificación de su evento – evite abrumar a sus planificadores de eventos con un sinfín de listas de tareas y hojas de cálculo. Desarrolle y asigne listas de tareas a colegas, contactos externos, siga el progreso del evento y controle los costes, la asistencia y el progreso del proyecto.
La experiencia digital adecuada para su evento con un sitio web totalmente personalizado. Aproveche nuestra sencilla pero integrada herramienta de edición de contenido con nuestras innovadoras plantillas, elementos de arrastrar y soltar, fuentes y colores personalizables, o añada un HTML, CSS o Javascript personalizado para promocionar su evento de cualquier forma que pueda imaginar.
Azavista le ofrece una vista integrada y en tiempo real de su lista de participantes, así como el estado de su registro, que puede ser fácilmente editado y exportado a diferentes formatos. Gestionando eficientemente estos aspectos, se pueden llevar a cabo tareas y tener un mejor control sobre el acceso a las actividades del evento.
Nuestro módulo CRM le permite gestionar un historial completo de participantes y organizaciones en todos los eventos pasados y futuros. Es completamente personalizable para los requisitos específicos de su organización. También puede utilizar este módulo para campañas y boletines no relacionados con un evento. 
Nuestra aplicación Networking & Event no sólo es rápida y fácil de configurar, sino que también es muy potente y totalmente personalizable para la marca de su empresa. Mejore el impacto de sus eventos con la mejor experiencia móvil, que proporciona a sus asistentes oportunidades de networking, y el contenido adecuado antes, durante y después de su evento.
Una parte esencial de la experiencia personal y de alta calidad de un evento es tener un sistema de registro rápido y sin problemas. Los participantes se registran automáticamente escaneando un código QR único generado para sus billetes. Parte de esta solución se lleva a cabo mediante la creación e impresión automática de tarjetas de identificación para un asistente o para toda la lista de invitados.
Permita que sus expositores recopilen información valiosa sobre los asistentes que visitan su stand escaneando el código QR de su tarjeta de identificación. Los expositores tendrán acceso directo a sus nuevos contactos para que puedan invitarlos a cenas de fuera de juego y eventos en red, fuera del programa oficial de la feria.
Azavista recopila datos de cada aspecto del proceso de planificación de eventos para proporcionarle una visión fácil de entender que le facilite la toma de decisiones informadas. Compruebe el estado de las variables clave de planificación ejecutando informes instantáneos en línea, exportando sus datos y compartiéndolos con otros miembros del equipo. Establezca desencadenantes y alertas también para otras partes interesadas clave en su organización.
La creación de formularios de inscripción para participantes, ponentes, patrocinadores, aprobaciones y muchos más es una de las mejores características de nuestra plataforma. Puede utilizar fácilmente varias plantillas para que la creación de un nuevo evento pueda realizarse en 3 clics. O cree formularios avanzados con múltiples pasos que soporten cualquier requisito que necesite. La facilidad de uso, la flexibilidad y la capacidad de personalización se construyen de tal manera que no se necesita formación para obtener resultados sorprendentes.
Los programas de eventos a menudo tienen una gran variedad de dinámicas, es por eso que usted está capacitado para crear, administrar y programar diferentes actividades de eventos, tales como talleres, pequeños seminarios, reuniones y mucho más – todo dentro de su evento. Además, puede realizar actualizaciones en tiempo real y permitir que los participantes se registren para sus sesiones preferidas o requeridas.
Con nuestra solución de venta de entradas para eventos puede organizar fácilmente eventos de pago para conferencias, cursos de formación y mucho más. Este módulo también permite añadir otros productos como parte de la tarjeta de compra de su cliente.
Además, soportamos varios códigos de descuento, múltiples monedas. También es posible mostrar productos específicos a audiencias específicas,
Nuestro módulo de gestión de hoteles y roomblock es especialmente adecuado para eventos en los que se gestionan reservas de grupos de hoteles para eventos de varios días. Puede personalizar la asignación con hombros, pre y post night para varios hoteles y gestionar grupos de 10 a 2000 habitaciones. Los participantes pueden seleccionar su hotel preferido, tipo de habitación en el formulario de inscripción. Tras la confirmación de su registro, nuestros sistemas actualizan automáticamente la asignación de roomblock, para que usted pueda mantener el control de su disponibilidad. Además, también existe una opción para activar el uso compartido de salas en caso de que esta sea la política corporativa de su organización.
Nuestra solución simplifica el proceso de gestión de sus propios proveedores de eventos. Así como la búsqueda de nuevos proveedores para su evento y la entrega de visibilidad en el gasto total. Ya sea que se trate de un lugar, un servicio de catering, ayuda o cualquier otra cosa, usted puede buscar la mejor opción y al mismo tiempo tener más control sobre el tiempo invertido en conseguir el proveedor adecuado.
Con nuestra solución de integración de viajes y vuelos, la Plataforma Azavista le permite gestionar los viajes al destino de su evento. Los viajes de sus participantes desde sus diferentes oficinas internacionales se pueden organizar con nuestra integración en Sabre, Amadeus y TravelPort Galileo. Los datos sincronizados permiten planificar las transferencias y la logística. El módulo soporta viajes individuales y en grupo. Y por último, permite hacer un seguimiento de los gastos de todos los vuelos que forman parte de su evento.
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Estamos listos para ayudarlo a superar todos sus desafíos de gestión de eventos.