A medida que entramos en el año 2020, es importante mirar hacia atrás y reflexionar sobre cuánto ha evolucionado la tecnología de eventos en los últimos diez años. En esta última década han habido grandes mejoras y emocionantes avances en el sector de eventos y conferencias, y este nuevo año no es una excepción. No obstante, con todos estos rápidos cambios los planificadores de eventos deben mantenerse al día con las principales tendencias de eventos para el 2020, para que puedan incorporarlas en su planificación de eventos!
1. Un enfoque continuo en la sostenibilidad
La sostenibilidad es un tema que ha estado en la lista de tendencias en los eventos durante años, porque sigue siendo muy relevante. Es por esto que tenemos que seguir hablando de ello hasta que hayamos hecho los cambios necesarios dentro de la industria. Este año empezaremos a ver más planificadores de eventos que optan por soluciones ecológicas para reducir el impacto del plástico de un solo uso. También veremos un aumento del material reciclado para el diseño de eventos y más colocaciones de contenedores de reciclaje, para reducir la cantidad de residuos que terminan en el vertedero. Aunque estas son algunas de las formas de hacer que su evento sea sostenible, se pueden aplicar más opciones:
- Lugar del evento: buscar lugares que sean sostenibles.
- Desechos de papel: reducir el uso del papel y optar por la comunicación digital.
Desechos de comida: reducir los desechos de comida facilitando contenedores de comida reutilizables.
Florales: escoger decoraciones que no tengan un impacto negativo en el ambiente. - Energía verde: implementar el uso de electricidad alimentada por energía solar.
- Transporte: fomentar el uso compartido del coche o el uso del transporte público.
- Embalaje: utilizar materiales reciclados o biodegradables.
- Cabinas y muebles: utilizar materiales reciclados para las cabinas de las exposiciones, ferias comerciales o incluso para los espacios de reunión pop-up.
Bebidas: evitar comprar botellas individuales de agua o bebidas, puede elegir un dispensador o una jarra a granel en su lugar.
2. Impresión de credenciales y venta de entradas
La impresión de credenciales y la venta de entradas son cruciales para los planificadores de eventos porque son un aspecto integral de la organización y la captura de los datos de los participantes. Para este año, veremos una disminución significativa en el uso de papel para las entradas, recibos y confirmaciones, ya que todo está cambiando a digital. El auge de las etiquetas RFID y NFC, los códigos QR, las aplicaciones para eventos y el resto de la tecnología de entradas portátiles está cambiado el juego para la industria de los eventos.
No hace mucho tiempo, los participantes tenían que hacer largas colas en el lugar de celebración debido a la ineficiencia del servicio de registro. Ahora, las soluciones de facturación e impresión de credenciales en el lugar del evento se han convertido en algo muy rápido y sencillo gracias a los últimos avances tecnológicos. Además, otra gran tendencia será el uso de credenciales y porta-insignias hechos de materiales biodegradables. Este tipo de productos pueden degradarse en condiciones normales en un plazo de 5 años, mientras que los productos tradicionales, como los porta-insignias de vinilo, pueden tardar hasta 400 años.
La industria de eventos ciertamente continuará digitalizando recibos y reduciendo el uso de papel y plástico a lo largo de la cadena de suministro hasta que sean obsoletos.
3. Personalización mejorada
Debido a que no todos los participantes de un evento están atravesando el mismo camino, es importante contar con una personalización mejorada para que puedan obtener exactamente lo que necesitan. Esta será una de las mayores tendencias en el año 2020. Al personalizar la experiencia de los participantes, podrá añadir más valor al evento, haciendo que se sienta personalizado y bien pensado. Aunque hay muchas maneras de personalizar su evento, mencionaremos las más innovadoras:
IA y Aprendizaje Automático
Sin duda, la inteligencia artificial (IA) y el aprendizaje automático se encuentran entre las tecnologías más prometedoras del espacio de eventos. Pronto se utilizarán en todos los aspectos de las reuniones y conferencias. Con la ayuda de estas dos poderosas tecnologías, los planificadores de eventos pueden mejorar la experiencia de los participantes a través de la optimización de la programación de la agenda, el networking y la personalización individual de la experiencia.
Big Data
El uso de datos para planificar y orientar las decisiones de los eventos pasará a primer plano en el 2020 porque es una herramienta poderosa que puede ayudar a crear un evento exitoso. Sin duda alguna, el uso del big data brinda una increíble oportunidad de crecimiento masivo. Veremos más casos sobre cómo el uso adecuado de los datos ayuda a los planificadores de eventos a tomar decisiones importantes de varias maneras que antes no eran posibles.
4. Plataforma para la gestión de eventos «Todo en Uno»
El software de gestión de eventos «todo en uno» es en una herramienta esencial para los organizadores de eventos hoy en día, que se convertirá en una de las principales opciones para el año 2020.
¿A qué se debe esto? Bueno, los planificadores buscan constantemente reducir el coste logístico de la contratación y aprender a utilizar soluciones dispares en el proceso de planificación de eventos, por eso una plataforma «todo en uno» es una gran opción para reducirlo significativamente. Estas soluciones integradas no sólo proporcionan módulos flexibles y funcionalidades robustas para la organización de un evento, sino que también se integran completamente con otras herramientas que utilizan los planificadores de eventos.
Aquí están otros beneficios clave de las Plataformas de Gestión de Eventos integradas:
- Permiten a los participantes registrarse en el evento en línea
- Facilitan el procesamiento seguro de los pagos
- Aumentan la interacción de los asistentes con los expositores, el personal y otros asistentes
- Promueven eventos a través del correo electrónico, sitios web de eventos y medios de comunicación social
- Crean y personalizan sesiones, horarios de eventos y planes de exposición
- Brindar aplicaciones personalizadas para integrar la experiencia del evento con los dispositivos móviles de los asistentes
- Miden y analizan el ROI de los eventos
5. Privacidad digital
Si bien el uso de los datos es clave para tener una ventaja competitiva en 2020, la privacidad digital es igualmente importante, especialmente porque el Reglamento General de Protección de Datos de la Unión Europea ya ha entrado en vigor. También en los Estados Unidos se está poniendo en marcha la acta «Mind Your Own Business». Si un evento o conferencia requiere recopilar información personal de los participantes, los planificadores deben asegurarse de que están al día con las leyes de privacidad digital que se aplican este año.
Afortunadamente, las plataformas de gestión de eventos están ayudando a los planificadores de eventos a integrar todos los requisitos de protección de datos necesarios, de modo que la información personal de los participantes esté protegida. Además, al contar con estos requisitos, se está evitando cualquier tipo de brecha de seguridad.
