No es sorprendente ver que cada vez más las conferencias y ferias están siendo canceladas, pospuestas o cambiadas a eventos virtuales. Este cambio repentino ha obligado a la gente a modificar sus planes e itinerarios de viaje para los próximos meses, así como también a buscar alternativas en línea para los eventos. Ahora, en lugar de estar en un piso de exposición lleno de gente, los participantes están viendo sesiones de seminarios web o contenido pregrabado directamente desde sus casas u oficinas.
A pesar de que los eventos in situ proporcionan ventajas únicas como las interacciones cara a cara, la demanda de eventos virtuales sigue aumentando, especialmente ahora. Desde la transmisión en directo hasta las sesiones pregrabadas, cada vez más empresas están reestructurando sus eventos para ofrecer experiencias que impulsen el compromiso y se extiendan más allá de la pantalla de una computadora. Esto ha abierto la puerta a nuevas formas de conectar a las personas en línea, reduciendo al mismo tiempo los costos y las huellas de carbono.
Muchos planificadores de eventos que ya han pasado sus eventos a un formato virtual todavía están en la etapa de «descubrimiento». ¿A qué se debe esto? Bueno, algunos no habían agregado este tipo de eventos en su estrategia principal y otros probablemente lo están haciendo por primera vez. Pero la verdad es que nadie sabe cuál es la mejor fórmula para cada evento. Lo que sí sabemos es que hay mucho más detrás de un evento virtual que sólo realizar un seminario web, por eso es importante tener una estructura clara a seguir cuando se planifica un evento virtual.
Ya sea que tengas un evento programado para este año o que sólo estés buscando ideas para digitalizarte, usa esta estructura para planear tu propia experiencia de inmersión en línea.
Enfoque y Plataformas
Antes de decidir cuál es el mejor enfoque para organizar un evento virtual, hay que repasar la estructura evento para ver si el plan se traduce bien a un formato virtual. Sólo porque todos los demás lo hagan, no significa que tú también debas hacerlo. Si una experiencia virtual sirve para cumplir el propósito de las metas y objetivos de tu evento, entonces tiene sentido que lo hagas digital. Si no se alinea, tendrás que encontrar un enfoque que funcione mejor.
Una vez que tengas esto claro, considera las siguientes preguntas: ¿Por qué se inscribirán los participantes a tu evento? ¿Qué ofreces que agregue valor? En base a estas respuestas podrás decidir qué tipo de contenido es el adecuado para tu evento. Asegúrate de priorizar el contenido clave.
Ahora es el momento de evaluar qué tipo de evento virtual se ajusta mejor a tus metas y objetivos establecidos:
Completamente virtual
Los eventos virtuales implican que las personas interactúan en un entorno virtual en lugar de un lugar físico. Estos eventos en línea son multisesiones, altamente interactivos y pueden incluir seminarios y transmisiones por Internet. Además, son adecuados para cualquier evento que cuente con múltiples presentaciones, salas de debate o experiencias de marca para atraer a los participantes.
Híbrido
Un evento híbrido es cualquier tipo de evento -conferencia, exposición comercial, seminario de capacitación, etc.- que combina elementos en persona, con componentes en línea. Ofrece una forma eficaz de aumentar significativamente la participación y ampliar el alcance de un evento en vivo a través de los eventos en línea.
Transmisión en vivo
Los eventos de streaming en directo son estupendos para ampliar el alcance de tu empresa, mejorar tu visibilidad y distribuir el contenido disponible a un nuevo público. Este tipo de evento en línea permite a los asistentes compartir fácilmente el evento con otras personas, como compañeros de trabajo, amigos o familiares. También puede ser increíblemente rentable para los planificadores de eventos.
Pregrabado
Este tipo de evento en línea es capturado, editado y compartido para ser visto más tarde. No sólo puede ser estrenado en una fecha específica, sino que también puede estar disponible en línea a través de vídeo a la carta (VOD). Al mismo tiempo, da la posibilidad de hacer que el contenido aparezca en vivo, aunque no lo sea. Esta opción ofrece más flexibilidad a los planificadores de eventos.
Formato y diseño del programa
Al igual que las conferencias in situ, los eventos virtuales vienen en muchos formatos de programas. Ya sea que decida tener un panel de discusión, una serie de entrevistas o rondas de lanzamiento, tiene que ofrecer una experiencia única para sus asistentes, algo que haga que tu empresa se diferencie de la competencia.
Paneles de discusión:
- Reúnen a los mejores expertos en diferentes áreas para compartir sobre la experiencia de cada uno.
- Son útiles si un tema es demasiado complejo para que lo maneje una sola persona, o si la audiencia necesita exponerse a varios puntos de vista en la misma sesión.
Entrevistas:
- Son diálogos en profundidad entre los anfitriones del evento y los expertos en la materia.
- Los expertos pueden compartir sus conocimientos en sesiones de preguntas y respuestas en vivo, lo que ayuda a mantener el compromiso con la audiencia.
Rondas de lanzamiento:
- Las rondas de pitch se celebran con el único propósito de permitir a las startups presentar sus ideas a un grupo de jurados (normalmente inversores o partes interesadas).
- Este formato virtual es una gran manera de aumentar la retención de los participantes debido a su dinámica.
Conferencias magistrales:
- Este tipo de conferencias entretienen y educan a las audiencias sobre un tema específico.
- Son dirigidas por oradores elegidos por su experiencia en un área en particular y su capacidad para atraer a una audiencia.
- En un entorno virtual, los oradores ya no necesitan viajar a otro lugar para dar su discurso de apertura, y los participantes ya no tienen que buscar asientos disponibles para asistir a la sesión!
Transicionar a un formato digital también significa llevar el diseño y la marca de tu empresa a un espacio virtual. Asegúrate de consultar las directrices de tu marca antes de crear cualquier material visual, o de construir cualquier accesorio o set para tu evento. Del mismo modo, todo el diseño físico y/o digital creado para el evento debe mantener la consistencia de tu identidad gráfica.
Tecnología
Los planificadores de eventos tienen éxito en la organización de eventos virtuales cuando tienen el conjunto adecuado de herramientas tecnológicas disponibles. Para prepararse para el gran día, hay que pensar en estas preguntas: ¿Dónde se grabará el evento? ¿Será todo a distancia? ¿o en un estudio? ¿o en una oficina? Basándote en tus respuestas, puedes identificar el montaje que vas a necesitar, como equipo audiovisual, equipo de casa, equipo de estudio, etc.
Además de estos elementos tecnológicos, los planificadores de eventos también pueden beneficiarse del uso de una plataforma tecnológica de eventos para planificar todo el proceso de un evento, desde la promoción hasta la ejecución y la gestión. A continuación se presentan las soluciones tecnológicas de eventos más importantes que se pueden utilizar en la ejecución de un evento virtual:
Sitio web del evento
El sitio web de un evento es la vanguardia de cualquier evento presencial o virtual y funciona como una poderosa herramienta para atraer a nuevos asistentes. A través del sitio web de tu evento, puedes promocionarlo a la perfección proporcionando un contenido rico que mantenga informados a los potenciales asistentes y les incite a registrarse en el evento. El sitio web de tu evento también debe comunicar el valor de tu evento virtual y, al mismo tiempo, tener el mismo aspecto que tu empresa.
Registro de eventos
Una sólida herramienta para el registro de eventos permite establecer sin esfuerzo los formularios de inscripción de los participantes, los oradores, los patrocinadores y las aprobaciones, en un solo lugar. Estos formularios permitirán a las personas inscribirse en el evento virtual, presentar sus preferencias y proporcionar información de pago sin ningún problema. Puedes asegurarte de que ofrecerá una experiencia de registro impecable a la vez que aumenta la asistencia al evento.
Marketing por correo
El marketing por correo te ayuda a expandir la conciencia de tu marca conectando con los participantes adecuados, en el momento adecuado. No sólo puede impulsar la demanda de tu evento virtual, sino que también puede aumentar las inscripciones y mantener informados a los asistentes. Utilice una herramienta de marketing por correo electrónico que te permita marcar y personalizar tus correos electrónicos, así como automatizar y programar en función de los datos de los participantes, todo ello mientras realiza un seguimiento de las tasas de apertura, las tasas de clics y las tasas de conversión.
Aplicación para eventos
Una aplicación de eventos es una de las piezas más cruciales de la tecnología de eventos para eventos virtuales. Esta herramienta ayuda a aumentar la participación de los participantes a través de características que estimulan la interacción antes, durante y después del evento. Para los participantes, aquí es donde pueden elegir qué sesiones quieren añadir a su agenda, tener una buena visión general de los temas activos y participar a través de encuestas y preguntas durante las sesiones. Para los planificadores, aquí es donde reúnen datos relevantes, como la participación de los asistentes y la popularidad de la sesión.
Anfitriones en línea
En cámara – Dependiendo del tipo de evento virtual, tienes que encontrar oradores y/o expertos que den charlas sobre temas específicos, hagan entrevistas o participen en paneles de discusión durante tu evento. Deben ser líderes de pensamiento con un fuerte seguimiento. Además, hay que tener en cuenta que no todos los oradores que tienen confianza en el escenario tienen confianza en la pantalla. No extiendas la invitación a alguien que no se sienta cómodo en este tipo de evento.
Fuera de la cámara – Para asegurar que los comentarios y las interacciones de los participantes sean atendidos, tienes que asignar esa tarea a alguien de tu equipo. Verás cómo el público se sentirá incluido durante las sesiones – esto ayuda a aumentar la participación en el chat y en las actividades sociales, de ahí la retención.
Interactividad y Compromiso
Cuando se organiza un evento virtual, no se puede simplemente transmitir en vivo la sesión planeada y esperar que esta sea la mejor experiencia en línea para tus participantes. Tienes que considerar la interactividad y el compromiso en cada decisión de contenido de tu evento virtual. Estos aspectos pueden marcar la diferencia cuando los espectadores deciden sintonizar en vivo o permanecer en el evento virtual.
Si permite que los participantes formen parte de una conversación en tiempo real, ¡su experiencia en el evento será más emocionante y atractiva! Tienes que tener en cuenta que en un entorno virtual, puedes incluir elementos interactivos y ejemplos en tiempo real que no necesariamente encajarían en un escenario tradicional fuera de línea.
Integra estas tácticas para aumentar la interactividad y el compromiso de tu evento:
Preguntas y respuestas – Durante el evento virtual, selecciona las mejores preguntas de tu audiencia o deja que ellos decidan cuáles les gustaría discutir.
Encuestas en vivo – Aumenta la interacción de tu evento virtual encuestando a tu audiencia en tiempo real.
- Gamification – Generate high-quality experiences and increase attendees’s participation and engagement in the sessions by using gamification.
- Funcionalidad del chat – Permite a los asistentes interactuar y participar en tiempo real entre ellos con una funcionalidad de chat.
Ahora que tienes la estructura ideal para desarrollar eventos virtuales, puedes determinar si debes o no comenzar a planear tu propia experiencia de inmersión en línea. Recuerda, con el plan adecuado y la tecnología apropiada, puedes ofrecer una experiencia excepcional a tus participantes
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