Ya sea que te hayan asignado planificar la próxima gran conferencia, reunión o convención de tu organización, debes llevar un registro de todos los detalles más pequeños para asegurarte de que nada salga mal. Desde la etapa de pre-planificación hasta la logística del día del evento, tendrás muchas tareas corriendo por tu mente. Si tratas de mantener todos esos detalles en tu cabeza y no en una lista de planificación de eventos, terminarás estresado y desorganizado.
Una lista de planificación de eventos te da una forma tangible de asegurarse que nada se te olvide, lo cual es crucial tener en cada etapa de tu planificación de eventos. Aunque no todos los eventos son iguales, puedes utilizar nuestra lista de planificación de eventos y personalizarla según tus necesidades, para así reducir el estrés y verificar de que no se omita ningún detalle, antes, durante o después del gran día.
La estructura de esta lista está pensada para un período de tres a seis meses, sin embargo, si estás empezando a planear un evento que necesita ser ejecutado en un tiempo más corto, ¡todavía puedes hacerlo! Sólo tienes que ponerte a trabajar, rápido. Mientras más rapido puedas decidirte del día del evento, ¡mejor!
Los primeros pasos:
Estas son las primeras acciones que debes tomar en cuanto tengas la luz verde para tu evento:
1. Establecer las metas y objetivos de tu evento
- ¿Cuál es el propósito de su evento?
- ¿Cuál es el objetivo de su evento? ¿Cómo lo medirás?
- ¿Cuánta gente quieres que asista al evento?
Consejo: Ahorra tiempo y estrés con un buen Software para la Planificación de Eventos.
2. Crea tu presupuesto para el evento
- ¿Cuántos ingresos esperas obtener?
- ¿Cuál será el costo de tus entradas?
Intente usar los datos de eventos pasados como referencia, así podrás hacer calculos educados.
3. Seleccione una fecha
- ¿Dónde ocurrirá el evento y a qué hora?
Considere cómo la fecha del evento encaja en los horarios de los participantes.
4. Encuentre un lugar para el evento
- ¿Qué área será la mejor para su evento?
- ¿Cuántas personas espera que asistan a su evento?
- ¿El lugar tiene la infraestructura que usted necesita?
Asegúrese de investigar los permisos especiales, licencias y seguros para cada una de las posibles ubicaciones.
5. Defina su evento
- ¿Es una conferencia? ¿Un evento físico o en línea? ¿Un seminario? ¿Una fiesta?
- Crea el nombre de tu evento
- Elija un tema
Revise sus objetivos y audiencia antes de definir el nombre y el tema de su evento.
6. Investigue a los ponentes
- Busque ponentes que sean valiosos para su evento
- Compile una lista de los ponentes ideales
- Desarrolle una propuesta
7. Comience la búsqueda de patrocinadores
- Determine qué tipo de activaciones quiere ofrecer
- Recopile una lista de posibles patrocinadores
- Solidifique la lista y envíe la propuesta de patrocinio
Seis meses antes del evento
Una vez que hayas desarrollado la estructura general de tu lista de planificación de eventos, es hora de crear un presupuesto y mantenerlo actualizado con las últimas estimaciones y presupuestos. De esta manera nada te tomará por sorpresa, y así obtendrás una imagen más clara de tus ingresos esperados.
8. Crear un presupuesto para el evento
Obtén estimaciones de costos de todas las cosas que necesitarás para el evento, para que puedas determinar cuán grande será tu inversión total – ¡y si necesitas reducir alguna de ellas! Aquí hay una lista de algunos gastos que podrías necesitar considerar:
- Costo de la sede
- Alimentos y bebidas
- Equipo
- Gastos de viaje del personal
- Seguros
- Honorarios de los oradores
9. Seleccione un comité de eventos
- Designar al director o directores del evento
- Establecer los presidentes de los sub-comités
- Asignar responsabilidades para el resto del equipo
10. Confirmar los oradores/presentadores/animadores
- Asegurar la asistencia de los oradores/presentadores y el entretenimiento
- Conseguir fotos y biografías de cada orador para su sitio web
- Mantener contacto con ellos antes del evento
11. Determine si necesita una solución de tecnología de eventos
- Investigue soluciones tecnológicas para incorporar en su evento
- Programe demostraciones y solicite cotizaciones a posibles proveedores
- Haga una selección y elija una solución que se ajuste a las necesidades de tu evento
3 meses antes del evento
Ahora que ya tienes resueltas las partes fundamentales de la lista de planificación de eventos, continua comunicándote y coordinando con los socios, oradores y patrocinadores del evento. Este también es el momento de empezar a anunciar tu evento.
12. Organice sus finanzas
- Elija el proveedor de entradas y/o registro
- Finalice las contribuciones de patrocinio
- Establezca los precios de sus entradas
13. Configure su sitio web y el registro en línea
- Cree la página web del evento y añada los detalles necesarios
- Establezca el proceso de registro de eventos en línea
- Verifique si su sitio web y su registro en línea funcionan correctamente
14. Empiece a promocionar tu evento
- Utilice herramientas de marketing digital para promover su evento
- Ofrecezca entradas anticipadas o utilizar otras tácticas de venta para iniciar la venta de entradas
- Escriba un blog convincente sobre su evento
- Cree videos promocionales y materiales visuales
15. Termine los detalles del lugar
- Revise que el equipo audiovisual este confirmado
- Revise las necesidades de seguridad y planee
- Determine la señalización del evento y el plan de comunicación de los participantes
1-2 meses antes del evento
¡Estás llegando! En esta etapa, pasarás más tiempo trabajando y finalizando todos los detalles de tu lista de planificación de eventos. Recuerda mantener una comunicación constante con tus socios de eventos para que no olviden ningún detalle discutido en las primeras etapas.
Aquí hay algunas actividades importantes para ejecutar 1-2 meses antes de su evento:
16. Enviar recordatorios a tus socios
- Correos electrónicos de seguimiento
- Aprobar los participantes
- Confirmar los registros
17. Continua ejecutando tu plan de promoción
- A través de los canales de los medios sociales
- En el blog de tu sitio web
- A través de la comercialización por correo electrónico
- A través de un anuncio pagado
Además, no te olvides de…
- Finalizar el programa de eventos y los guiones
- Confirmar los detalles con los medios de comunicación
- Enviar a los patrocinadores un correo electrónico con las últimas instrucciones e información de la agenda
Consejo: La solución de Marketing por Correo de Azavista te permite dirigirte y conectar con los contactos adecuados, enviar recordatorios y realizar campañas de correo electrónico eficaces para promover tu evento.
1 semana antes del evento
Durante la semana previa a su evento, la mayoría de la lista de planificación del evento debe estar confirmada, por lo que tu enfoque principal será en los detalles de última hora. Esto es lo que necesitas tener de prioridad en tu lista de tareas:
- Administrar la preparación del día del evento, la ejecución y el desmontaje
- Hacer una comprobación final del proceso de registro, incluyendo las tarjetas de identificación y la lista de registro
- Comprobar si el Wi-Fi del lugar funciona correctamente.
- Asignar las tareas del día del evento a los empleados y/o voluntarios
1 día antes del evento
¡Ya casi estás ahí! Aquí están los últimos detalles que querrás recordar:
- Confirmar la asistencia de los medios de comunicación.
- Asegurarse de que el equipo A/V esté instalado y funcione correctamente.
- Verificar que la mesa de registro y las tarjetas de identificación estén preparadas.
Día del evento
¡El gran día ha llegado! Todo el trabajo duro que has estado haciendo durante estos meses anteriores finalmente cobrará vida. Esto es lo que debes tener en cuenta en tu lista de planificación de eventos:
18. En la mañana
- Llegar temprano para hacer una revisión del lugar
- Ponerse en contacto con el equipo de eventos
- Responder a cualquier pregunta o problema de los patrocinadores
- Probar el equipo de sonido y realice una última comprobación audiovisual
19. A lo largo del día
- Ayudar a los patrocinadores, oradores y otros equipos según sea necesario.
- Saludar a los asistentes, invitados especiales, y/o VIPs.
- Compartir actualizaciones sobre el evento en los medios sociales.
20. Seguimiento post-evento
- Enviar las encuestas post-evento a los participantes, personal y partes interesadas.
- Analizar lo que funcionó y hacer una lista de las mejoras que se pueden hacer.
- Agradecer a todos los que ayudaron (oradores, voluntarios, equipo en el lugar).
- Finalizar el presupuesto del evento (recoger y pagar las facturas).
- Realizar informes para analizar y medir los datos recopilados por la tecnología de tu evento.
- Continuar con el buzz del evento y las conversaciones en tus canales de medios sociales.
Ahora estás equipado de principio a fin con esta lista de control para la planificación de eventos!
¿Listo para comenzar con tu próximo evento?
Azavista tiene mucha experiencia en la organización de eventos. Te recomendamos usar nuestra lista de planificación de eventos como guía, para que puedas añadir todas las necesidades adicionales de tu evento a tu propia lista. Una gran manera de mantener un seguimiento preciso de tus propósitos de planificación es usando la Tecnología de Eventos. Nuestra renovada plataforma 3.0 ofrece todo lo necesario para que los planificadores de eventos de hoy en día puedan trabajar con plazos ajustados y con un enfoque basado en los datos.
