No solo necesitan mantenerse al día con los plazos, sino también con el presupuesto, los recursos y los miembros del equipo. Imagine tener que hacer eso para cada próximo concierto, evento deportivo, conferencia de la industria o festival asignado en su agenda de trabajo.
Suena como un trabajo duro y abrumador para una persona, ¿verdad? Bueno, la verdad es que un planificador de eventos también se basa en el trabajo en equipo, la buena comunicación, un presupuesto y una gran cantidad de gestión de proyectos para que esto suceda.
Si lo piensa, todos los eventos pueden verse como proyectos grandes (o pequeños). Los proyectos tienen una fecha de inicio, una fecha de finalización y necesitan coordinación entre varias personas para lograr el éxito … ¡Suena como un evento!
Ciertamente, los planificadores de eventos han administrado proyectos todo el tiempo, por eso pueden simplificar procesos como organizar tareas y personas. Pero, al igual que los gerentes de proyecto, pueden enfrentar problemas en la planificación y gestión de eventos. Aquí hay una lista de los desafíos más comunes que enfrentan los planificadores de eventos:
Desafío # 1: Gastar de más
En algún momento, cada planificador de eventos ha enfrentado este desafío mientras trabajaba en un evento. Suele suceder cuando se utiliza el método de «planificar y gastar en el camino», que a menudo conduce a un gasto excesivo o a descubrir que no hay suficiente dinero para terminar el proyecto. Una vez que llegue a este punto, es demasiado tarde para arreglarlo y no hay vuelta atrás.
Dado que los gastos del evento pueden acumularse rápidamente, es fundamental establecer un presupuesto y decidir dónde y cómo gastará los fondos tan pronto como comience a planificar el proyecto. Puede hacerlo investigando los suministros del evento y documentando los costos estimados para tener un presupuesto final. No olvides considerar los fondos adicionales para cualquier hipo que puedas encontrar en el camino.
TIP: Una excelente manera de mantenerse al día con el presupuesto es registrando todos los gastos del evento en una herramienta de administración de eventos en línea. No solo puede mantener todos los gastos alineados, sino que también puede simplificar los procesos de abastecimiento y manejo de proveedores. Esto lo ayudará a hacer proyecciones precisas de cómo se ven los costos reales.
Desafío # 2: Plazos poco Realistas y Falta de Metas
Antes de comenzar un nuevo proyecto, debe establecer plazos que el equipo debe cumplir en el camino. Si estos plazos e hitos no se identifican adecuadamente, es muy probable que se los pase por alto y causen problemas graves. Por ejemplo, perder un plazo puede hacer que pierda el lugar porque el pago de la reserva no se realizó a tiempo.
Esto puede hacer o deshacer un evento, por lo que no puede arriesgarse a tener plazos o hitos poco realistas que no podrá alcanzar. Puede abordar esto teniendo plazos suaves y plazos estrictos. Los plazos estrictos traen más presión a la mesa, ya que afectarían en gran medida el evento si no se logran. Por otro lado, los plazos suaves crean un aterrizaje suave para una tarea, ya que no tiene grandes repercusiones si no se completa a tiempo.
TIP: Con una solución de gestión de tareas y proyectos, puede planificar su proyecto y estar al tanto de su programación. En Azavista, puede usar un solo tablero para administrar el tiempo de su equipo y seguir las actividades de sus colegas, ¡asegurando que no haya más tareas retrasadas! La herramienta también le permite pronosticar plazos realistas utilizando datos históricos de eventos anteriores.
Desafío # 3: Comunicación Deficiente
Un planificador de eventos generalmente necesita trabajar con tantas personas durante la planificación y ejecución de un evento (oradores, patrocinadores, proveedores) que es fácil para alguien olvidar un detalle que se discutió anteriormente, lo que crea confusión y correos electrónicos de seguimiento innecesarios. Si no hay una comunicación fluida entre el equipo, es probable que se olviden los detalles importantes, lo que provocará que el evento falle.
¡Ahora ya sabe por qué mantener una comunicación abierta entre todas las partes involucradas es fundamental para cualquier planificador de eventos! De hecho, la mayoría de las herramientas de gestión de proyectos vienen con su propio sistema de comunicación incorporado para que pueda automatizar los mensajes y recordatorios de seguimiento cada vez que se acerca una fecha límite.
TIP: Para agilizar todo el proceso de planificación y la comunicación, la herramienta de solución de gestión de proyectos que utilizan los planificadores de eventos debería permitirles enviar rápidamente solicitudes de aprobación y hacer un seguimiento del estado de esas solicitudes, desde la misma interfaz.
Desafío # 4: No estar Preparado para los Riesgos
Al igual que la gestión de proyectos, las cosas pueden cambiar a último momento durante la ejecución del evento, y todos deben adaptarse. Desde cancelaciones de último minuto hasta retiros de patrocinadores o problemas financieros, todos ellos son riesgos inherentes a cualquier tipo de evento.
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El mejor curso de acción para abordar estos problemas es crear un plan de contingencia con anticipación, con el fin de predecir limitaciones y riesgos potenciales. En primer lugar, debe identificar estos riesgos para que luego pueda determinar qué tan probable es que ocurra y qué tan grave puede ser. Entonces podrá priorizarlos y preparar / implementar estrategias para gestionar estos riesgos.
TIP: Es bueno tener una herramienta para un propósito específico, como realizar un seguimiento de sus eventos, configurar pagos y tickets, crear una aplicación de eventos, entre otros. Sin embargo, esto lleva mucho tiempo porque está cambiando entre herramientas para hacer todo. Con una o dos soluciones integradas, puede optimizar sus procesos y ahorrar tiempo, especialmente si necesita realizar algún tipo de cambio.
¿Eres un planificador de eventos y has experimentado estos desafíos antes? ¡Compártelos en los comentarios a continuación!
